集团公司内控精细化管理全套制度36万字(全文364300字)

集团公司内控精细化管理制度
第1章 企业内部控制—资金
1.1 资金支付授权审批制度
  制度名称   资金支付授权审批制度   受控状态   
        文件编号   
  执行部门      监督部门      考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为有效执行企业资金管理内部控制制度,规范资金支付审批程序,明确审批权限,提高资金使用效率,控制资金风险,特制定本制度。
  第2条 本制度的制定依据是《公司法》、《会计法》、《企业会计准则》及公司相关制度。
  第3条 本制度所涉及的对控股股东及其附属企业的资金支付项目,均应符合年度股东大会预先批准的范围和额度。
  第4条 本制度主要规范公司资金支付,下属公司均应参照本制度制定相应执行文件。
  第2章 资金支付的分类及审批权限
  第5条 根据公司资金支付的性质,将资金支付分为以下两大类:经营性支付和非经营性支付。
  第6条 资金支付的审批流程。
  资金支付的审批流程如下图所示。
   
  资金支付审批流程图
  第7条 资金支付的审批权限。
  经营性支付与非经营性支付的审批权限如下表所示。
  经营性支付与非经营性支付的审批权限说明表
  支付种类   审批额度   审批职责
  经营性支付   小额经营性支付 3万元以内(含3万元,外币按记账汇率折算,下同)   财务总监
      3万元以上   总裁
     大额经营性支付 对非关联方支付,50万元以内(含50万元,外币按记账汇率折算)   总裁
      对非关联方支付,50万元以上   董事长
      对关联方支付,30万元以内(含30万元,外币按记账汇率折算)   总裁
      对关联方支付,30万元以上   董事长
  非经营性支付   无事由、无合同、对控股子公司借款除外 30万元以内(含30万元,外币按记账汇率折算)   董事长
      30万元以上,300万元以内   董事会
      300万元以上   股东大会
  第3章 资金支付审签人的责任规定
  第8条 用款人应如实反映资金支付内容,在资金申请单、报销单上签字,对资金支付结果负直接责任。党员(联系微信biganzi888,获取更多汇编资料)
  第9条 各部门负责人对本部门资金支付的真实性、合理性及必要性负责,并在此基础上审核签字,对资金支付的结果负部门领导责任。
  第10条 对资金支付具有最终审批权限的人员,对资金支付的结果负领导责任。
  第11条 违反本制度的责任人,未对公司造成直接损失者,个人处以500—10000元罚款,部门处以2000—30000元罚款;对公司造成直接损失者,按照相关证券监督管理法律、法规予以处罚;涉嫌犯罪的,移交司法机关处理。
  第4章 附则
  第12条 本制度由公司财务部负责制定、修订及解释,自董事会通过之日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
1.2 货币资金授权审批制度
  制度名称   货币资金授权审批制度 受控状态   
      文件编号   
  执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为规范资金支付审批程序,明确审批权限,有效控制企业成本费用及资金风险,保障各项经营活动高效、有序地进行,特制定本制度。
  第2条 企业所有的支出依照已批准的预算及审批程序核准后支付。
  第3条 企业对资金的支付实行分级授权批准制度。
  第4条 本制度所称的货币资金是指企业在资金运作过程中停留在货币阶段的那一部分资金,是以货币形态存在的资产,包括现金、银行存款和其他货币资金。
  第5条 本制度适用于企业各职能部门。
  第2章 货币资金管理的原则与依据
  第6条 为加强企业对货币资金的管理,本企业实行资金预算制度,资金预算的编制和审批严格遵循资金预算流程的规定。
  1.企业根据实际情况,制定年度资金预算,对企业的资金管理工作起指导性作用。
  2.企业根据年度资金预算和月度工作计划,编制月度资金预算,作为企业月度资金管理的指令性标准。
  第7条 企业财务部设资金管理岗,负责收集各部门的月度资金收支计划,编制企业的月度资金预算,并提交企业月度工作会议讨论批准。
  第8条 批准后的月度资金预算是企业下月资金使用的准则,必须严格遵守。预算外资金的使用由使用部门申请,副总裁、总裁共同批准后,财务部方可办理。
  第3章 资金支付的程序规定
  第9条 企业各职能部门应按照规定的程序办理货币资金支付业务。
  1.支付申请。各职能部门或个人用款时,应提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并应随附有效经济合同或相关证明。
  2.支付审批。审批人应当根据货币资金授权批准权限的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准。
  3.支付复核。财务部复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准程序是否正确、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当等。复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。
  4.办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账册。
  第4章 货币资金支付申请的授权审批规定
  第10条 企业资金支出申请的审批权限类别。
  1.审核:指有关管理部门及职能部门主要负责人对该项开支的合理性提出初步意见。
  2.审批:指有关领导根据审核意见进行批准。
  3.核准:指财务部负责人或指定人员根据财务管理制度对已审批的支付款项从单据和数量上核准并备案。
  第11条 企业预算内资金审批权限规定。
  各职能部门资金支出申请按规定经领导审批后须由财务部门核准。具体各类用款的审批权限如下表所示。
  企业预算内资金审批权限说明表
  工作事项   使用部门   部门经理   财务总监   总裁   董事会
固定资产购置 万元以内   提出①   审核②         
   ― 万元   提出①   审核②   审批③      
   ― 万元   提出①   审核②   审核③   审批④   
   ― 万元   提出①   审核②   审核③   审核④   审批⑤
货款支付 ― 万元   提出①   审批②         
   ― 万元   提出①   审核②   审核③   审批④   
  办公费   提出①   审批②         
  招待费   提出①   审批②         
  差旅费   提出①   审批②         
  培训费   提出①   审批②         
  通讯费   提出①   审批②         
  宣传广告费用 元以内   提出①   审批②         
   元以上   提出①   审核②      审批③   
  利息支出   提出①   审核②   审批③      
  工资、奖金、福利   提出①   审核②      审批③   
  对外捐款赞助   提出①   审核②   审核③   审核④   审批⑤
  对外单位借款   提出①   审核②   审核③   审核④   审批⑤
  第12条 企业预算外资金审批权限规定。
  企业预算外资金支出的审批程序为:使用部门提出申请,财务部审核,财务总监审批;如果有重大事项支出,应报总裁审批。
  第13条 企业货币资金支出必须逐级审批,各级经手人必须签署审批意见并签字,严禁越级审批。
  第14条 超过××万元的资金使用,必须经过股东大会的审议,批准后财务部方可办理。
  第15条 财务部资金管理专员负责保管财务印章,严格按照上述资金支出审批权限与程序监督各项资金支出的执行情况,同时资金主管应定期向财务总监、总裁汇报资金收付情况。
  第5章 附则
  第16条 本制度由企业财务部负责制定、修订及解释,本制度自董事会审批通过之日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
1.3 现金管理控制制度
制度名称   现金管理控制制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为规范企业的现金管理,防范在现金管理中出现舞弊、腐败等行为,确保企业的现金安全,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于现金收付业务办理、库存现金管理等。
  第3条 企业所有经济往来,除本制度规定的范围可以使用现金外,其他均应当通过开户银行进行转账结算。
  第4条 企业的现金管理按照账款分开的原则,由专职出纳人员负责。出纳与会计岗位不能由同一人兼任,出纳也不得兼管现金凭证的填制及稽核工作。
  第2章 现金收取、支付范围规定
  第5条 现金的收取范围。
  1.个人购买公司的物品或接受劳务。
  2.个人还款、赔偿款、罚款及备用金退回款。
  3.无法办理转账的销售收入。
  4.不足转账起点的小额收入。
  5.其他必须收取现金的事宜。
  第6条 在下列范围内可以使用现金,不属于现金开支范围的业务应当根据规定通过银行办理转账结算。
  1.员工薪酬,包括员工工资、津贴、奖金等。
  2.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。
  3.各种劳保、福利费用及国家规定的对个人的其他支出。
  4.支付给企业外部个人的劳务报酬。
  5.出差人员必须随身携带的差旅费及应予以报销的出差补助费用。
  6.结算起点以下的零星支出。
  7.向股东支付红利。
  8.根据规定允许使用现金的其他支出。
  第7条 除第6条第2点、第3点外,企业支付给个人的款项,超过使用现金限额的部分,应当以支票或者银行本票支付;确需全额支付现金的,经会计及财务主管同意后,报开户银行审核后,方可予以支付现金。
  第3章 现金限额管理
  第8条 企业按规定建立现金库存限额管理制度,超过库存限额的现金应及时存入银行。
  第9条 财务部要结合本企业的现金结算量和与开户行的距离合理核定现金的库存限额。
  第10条 现金的库存限额以不超过2~3个工作日的开支额为限,具体数额由财务部向主办银行提出申请,主办银行核定。
  第11条 核定后的现金库存限额标准,出纳员必须严格遵守,若发生意外损失,超限额部分的现金损失由出纳员承担赔偿责任。
  第12条 需要增加或减少现金的库存限额时,应申明理由,经会计人员、财务部经理、总裁审批后,向主办银行提出申请,由主办银行重新核定。
  第13条 库存的现金不准超过银行规定的限额,超过限额要当日送存银行。如有特殊原因滞留超额现金过夜的(如待发放的奖金等),必须经有关领导批准,并做好保管工作。
  第4章 现金收取与支出
  第14条 现金收支工作总体规定。
  1.现金收支必须坚持收有凭、付有据,堵塞由于现金收支不清、手续不全而出现的一切漏洞。
  2.除财务部或受财务部门委托的出纳员外,任何单位或个人都不得代表企业接受现金或与其他单位办理结算业务。
  3.出纳员不准以白条抵充现金。现金收支要坚持做到日清月结,不得跨期、跨月处理现金账务。
  4.出纳员不得擅自将企业现金借给个人或其他单位,不得谎报用途套取现金,不得利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金,不得将单位收入的现金以个人名义存入银行,不得保留账外公款。
  5.出纳员因特殊原因不能及时履行职责时,必须由财务部经理指定专人代其办理有关现金业务,出纳员不得私自委托。
  第15条 有关现金收取工作的规定。
  1.出纳员在收取现金时,应仔细审核收款单据的各项内容,收款时坚持唱收唱付,当面点清;应认真鉴别钞票的真伪,防止假币和错收。若发生误收假币或短款,由出纳员承担一切损失。
  2.因业务需要,在企业外部收取大量现金的,应及时向企业财务部和企业负责人汇报,并妥善处置,任何人不得随意带回自己的家中;否则,发生损失由责任人赔偿。
  3.现金收讫无误后,出纳员要在收款凭证上加盖现金收讫章和出纳员个人章,并及时编制会计凭证。
  4.企业每天的现金收入应及时足额送存银行,不得坐支,不得用于直接支付本企业自身的支出;应及时入账,不得私设小金库,不得账外设账,严禁收款不入账。
  5.非现金出纳代收现金时,要及时登记《现金收付款项交接簿》,办理交接手续,《现金收付款项交接簿》要同现金日记账一起保管归档。
  第16条 有关现金支付工作的规定。
  1.企业支付现金,可以从本企业现金的库存限额中支付或者从开户银行提取,不得从本企业的现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况需要坐支现金的,必须经会计、财务部经理和总裁同时批准同意。
  2.对于需支付现金的业务,会计人员必须审查现金支付的合法性与合理性,对于不符合规定或超出现金使用范围的支付业务,会计人员不得办理。
  3.办理现金付款手续时,会计人员应认真审查原始凭证的真实性与正确性,审查是否符合企业规定的签批手续,审核无误后填制现金付款凭证。
  4.出纳员必须根据审核无误、审批手续齐全的付款凭证支付现金,并要求经办人员在付款凭证上签上自己的名字。
  5.支付现金后,出纳员要在付款凭证上加盖现金付讫章和出纳员个人章,并及时办理相关账务手续。
  6.任何部门和个人都不得以任何理由私借或挪用公款,个人因公借款,按《员工借款管理制度》的规定办理。企业职员因工作需要借用现金,需填写《借款单》,注明借用现金的用途,经部门经理批准后,送财务部会计人员审核,经财务部经理审批后方可支取。各业务人员应及时清理借款,企业应视业务需要制定还款期限及措施。
  7.办理现金报销业务,经办人要详细记录每笔业务开支的实际情况,填写《支出凭单》,注明用途及金额。出纳员要严格审核应报销的原始凭证,根据成本管理、费用管理有关审批权限审核无误后,办理报销手续。
  8.支付个人的临时工工资、顾问费等,出纳员根据有关规定和企业领导的批示,以及经过审核的《支出凭单》,并由经办人、收款人签章后,支付现金,同时办理代扣个人收入所得税手续。
  9.因采购地点不确定、交通不便、银行结算不便,且生产经营急需或特殊情况必须使用大额现金时,由使用部门向财务部提出申请,经财务部经理及总裁同意后,准予支付现金。
  第5章 现金保管
  第17条 现金保管的责任人为出纳员。出纳人员应由诚实可靠、工作责任心强、业务熟练的会计人员担任,连续担任出纳岗位一般不得超过5年。
  第18条 超过库存限额的现金应由出纳员在下班前送存银行。企业的现金不得以个人名义存入银行。银行一旦发现公款私存,可以对相关企业处以罚款,情节严重的,可以冻结单位现金支付。
  第19条 为加强对现金的管理,除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的抽屉内,其余则应放入出纳员专用的保险柜内,不得随意存放。保险柜应存放于坚固实用、防潮、防水、通风较好的房间,房间应有铁栏杆、防盗门。
  第20条 限额内的现金当日核对清楚后,一律放在保险柜内,不得放在办公桌内过夜。保险柜密码由出纳员自己保管,并严格保密,不得向他人泄露,以防为他人利用。出纳员调动岗位,新出纳员应更换使用新的密码。
  第21条 保险柜钥匙、密码丢失或发生故障,应立即报请领导处理,不得随意找人修理或修配钥匙。
  第22条 纸币和铸币,应实行分类保管。出纳员对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额,以及整数(即大数)和零数(即小数)分类保管。
  第23条 现金应整齐存放,保持清洁,如因潮湿霉烂、虫蛀等问题发生损失的,由出纳员负责。
  第24条 出纳员向银行提取现金,应当填写《现金提取单》,并写明用途和金额,由财务部经理批准后提取。
  第6章 现金盘点与监督管理
  第25条 出纳人员要每天清点库存的现金,登记现金日记账,做到按日清理、按月结账、账账相符、账实相符。
  1.按日清理,是指出纳员应对当日的经济业务进行清理,全部登记日记账,结出库存现金的账面余额,并与库存现金的实地盘点数进行核对,以确认账实是否相符。
  2.按日清理的主要工作内容如下。
  (1)清理各种现金收付款凭证,检查单证是否相符,并检查每张单证是否已经盖齐“收讫”、“付讫”的戳记。
  (2)登记和清理现金日记账。
  (3)现金盘点。
  (4)检查现金是否超过规定的库存限额。
  第26条 每月会计结账日后,出纳员应及时与负责账务处理的其他会计人员就“现金日记账”和“现金明细账”进行相互核对,并编制《现金核对记录表》,由财务部经理、出纳员、会计人员三方签字,以确保账账相符。
  第27条 出纳员有义务配合财务部经理或其他稽查人员随时、不定期地抽查“现金盘点”工作,并确保抽查现金没有差异。
  第28条 财务部经理、资金主管应定期监盘现金,确保账账相符、账实相符。发现长款或短款的,应及时查明原因,按规定程序报批处理。因出纳员自身责任造成的现金短缺,出纳员负全额赔偿责任,造成重大损失的,应依法追究责任人的法律责任。
  第29条 财务部经理、资金主管应高度重视现金管理,对现金收支进行严格审核,不定期进行实地盘点,对现金管理出现的情况和问题提出改进意见,报主管领导批准后实施。
  第7章 附则
  第30条 本制度由财务部负责制定、解释,经企业董事会讨论批准生效。修订、废止时亦同。
  第31条 本制度自××××年××月××日起施行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
1.4 银行存款控制制度
  制度名称   银行存款控制制度   受控状态   
        文件编号   
  执行部门      监督部门      考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为规范企业的银行存款业务,防范因银行存款管理不规范给企业带来资金损失,确保企业资金的安全与有效使用,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于涉及银行存款业务的相关事项。
  第3条 本制度中的银行存款是指企业存放在银行或其他金融机构的货币资金。
  第2章 银行账户管理规定
  第4条 企业银行账户开户工作统一由财务部负责,日常管理也由财务部指定专人负责管理。
  第5条 企业开设账户的审批程序,如下图所示。
   
  企业开设账户审批程序示意图
  第6条 企业银行账户应依据国家有关规定开立,并用于办理结算业务、资金信贷和现金收付,具体可设基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户与专用存款账户,各账户功能如下所示。
  1.基本存款账户:办理企业日常转账结算与现金支付的账户,如日常经营活动的资金支付,工资、奖金等现金的支取等。
  2.一般存款账户:办理企业的借款转存、借款归还和其他结算的资金收付,此账户只可办理现金缴存,不可办理现金支付。
  3.临时存款账户:办理临时机构或存款人临时经营活动发生的资金收付,在国家现金管理的规定范围内可办理现金支取。
  4.专用存款账户:此账户是企业为特定用途资金进行管理和使用而开,如基本建设资金、更新改造资金、证券交易结算资金、期货交易保证金、信托资金、社保基金、住房基金等。
  第7条 资金管理人员开设企业银行账户时要根据上述审批程序进行,需有各级管理人员的审批意见,不得私自以企业名义开设帐户。特殊情况下需开立的,须经总裁批准。
  第8条 开立银行账户,开户银行要尽量选择全国性的大银行。
  第9条 银行账户的帐号必须保密,非因业务需要不准外泄。财务部应定期检查银行账户开设及使用情况,对不再需要使用的账户,及时清理销户。检查中一旦发现问题,应及时处理。
  第10条 企业银行账户的开户、存储资金的分配、销户要立足于和银行发展长期的合作关系,不得随便因个人关系转移。
  第11条 由财务经理牵头组织资金主管与审计人员组成审查小组,不定期地审查银行帐户,发现私开账户、未按规定及时清理、撤销账户等问题时严肃处理,涉及犯罪的移交司法机关处理,追究当事人的责任。
  第3章 银行存款业务办理管理
  第12条 银行存款业务办理人员要严格遵守国家有关规定与企业资金管理的各项规定,银行账户仅供企业收支结算使用,不得出借银行账户给外单位或个人使用,不得为外单位或个人代收代支、转账套现。
  第13条 企业与银行签订的结算合同中需要明确款项收付的结算工具、结算方式、结算时间等内容。
  第14条 财务人员、业务人员应严格审查收到的支票或银行汇票等票据的合法性,以免收进假票或无效票。
  第15条 企业各部门的业务或日常费用付款,需预先领用支票或汇票的,申请人应填写付款申请单,由相关领导审批后,交由出纳办理,申请单中至少要列明用途、金额和收款单位,银行票据应分别加盖财务章及法定代表人名章。持票人领取票据后,须在票据存根上签字确认。
  第16条 出纳人员在办理结算业务时应选择合适的结算方式或结算工具,并在办理业务后取得结算凭证,如银行回单联等。
  第17条 会计人员根据相关的原始凭证与结算凭证编制记账凭证。
  第18条 出纳员应逐日逐笔登记银行日记账,并每日结出余额。
  第19条 出纳人员不慎将结算凭证丢失后,应及时上报以方便财务部门采取挂失止损等补救措施。否则若给企业造成损失,由出纳人员自己承担。
  第20条 资金管理专员定期通过企业银行存款日记账与银行对账单逐笔勾销销的方式对账,每月至少核对一次。查明未达账项及其原因,编制《银行存款余额调节表》。《银行存款余额调节表》及对账单应每月装订入册。
  第21条 企业与银行对账时发现错误的处理办法。
  1.记账错误的处理办法:上报财务经理,查明原因进行处理、改正。
  2.收付款结算凭证在企业与银行之间传递需要时间造成记账时间上的先后,即一方记账而另一方未记账。处理办法:编制银行存款余额表进行调节。
  第22条 财务经理安排人员组成清查小组,不定期地审查企业银行存款余额与银行存款相关账目是否一致。
  第23条 审计人员负责审核银行存款结算业务,具体的审核内容如下。
  1.银行存款业务的原始凭证、记账凭证、结算凭证是否一致。
  2.银行存款业务的手续是否齐备。
  3.银行存款业务的相关凭证与相关账目是否一致。
  4.银行存款总账与企业的银行存款相关账目、银行存款余额调节表是否一致。
  第4章 网上银行存款的管理
  第24条 开办网上银行的账户严格按照开设银行帐户的审批流程审批。
  第25条 网上银行的银行存款业务审批与管理严格按照普通银行存款的相关管理规定执行。
  第26条 网上银行的银行存款业务至少设操作员、复核员与转账员三级。
  第27条 电子银行卡与密码的保管人员不得将卡交予其他人员,密码需定期更换,电子银行卡丢失需及时挂失、上报,否则后果由保管人员承担。
  第5章 附则
  第28条 本制度由公司财务部负责制定、修订及解释。
  第29条 本制度自董事会通过之日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
1.5 票据管理规范
制度名称   票据管理规范 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为加强对与资金相关票据的管理,规范各种票据的领用、保管、使用等事项,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于与资金相关票据的业务办理。
  第2章 票据的领用、保管与使用
  第3条 出纳人员在向开户银行领购支票时,必须得到资金主管与财务经理的授权审批。
  第4条 出纳人员领取的票据额必须在银行存款的额度内。
  第5条 出纳人员负责建立票据登记薄,保管相关的票据。
  第6条 企业的各类业务往来原则上使用转账支票,确需签发现金支票的,则需上报财务经理批准。
  第7条 有关部门或人员领用票据时要填写“票据领用单”,注明领用票据的日期、金额、用途等事项并报相关管理人员批准。
  第8条 出纳人员签发票据前要逐项审核票据领用单上的内容与相关管理人员的审批意见,审核无误后盖章签发,并在“票据签发登记薄”上记录。
  第9条 出纳人员必须按照支票的序号签发支票,不得换本或跳号签发,否则后果由出纳人员承担。
  第10条 出纳人员对填写错误的支票要加盖“作废”戳记并与存根一起保存。
  第11条 票据领用人在“票据签发登记薄”中的领用人栏中签字,未使用的票据与使用过的票据存根、相关使用凭证应在××天之内交予出纳人员进行票据注销登记。
  第12条 出纳人员应在“票据注销登记薄”上注明票据编号与注销日期,逾期不办理票据注销业务的票据领用人,出纳人员有权停止对其部门及个人签发票据。
  第13条 票据领用人妥善保管相关票据,不得将票据折叠、污损、丢失。
  第14条 票据领用人不得将票据借给他人或擅自改变用途及使用限额,否则财务人员不予报销,由此引发的后果由领用人承担。
  第15条 出纳人员不得签发印章齐全的空白支票,确需签发的应该得到财务经理的批准,并在支票上注明收款单位名称、款项用途、签发日期、最高限额及报销日期,不能确定收款单位名称的必须注明签发日期、最高限额与报销日期,逾期未用的转账支票需及时收回注销。
  第16条 出纳人员签发票据时用碳素笔填写,数字一律采用银行规定的大写汉字表示,日期、金额、用途、单位应填写齐备并加盖预留银行印鉴,票据填写日期必须是支票签发当日,不得推前或推后,因不按规定填写、被人涂改冒领的,由签发人负全责。
  第17条 出纳人员不得签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不得签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据;不得无理拒绝付款或任意占用他人资金。
  第18条 为方便企业财务报表的编制,财务部定于每月××日停止签发票据,各相关票据领用人要安排好票据的使用,提前或推后请签。
  第3章 票据的遗失处理与核销
  第19条 票据的保管、领用人员必须保管好票据,若不慎遗失,由当时的持票人负全责。
  第20条 部分票据遗失时的处理方法
  1.持票人的现金支票不慎丢失时,持票人应立即上报财务部,财务部及时联系银行采取措施。
  2.持票人持有的转账支票不慎丢失时,持票人应立即联系收款单位请求协助防范。
  3.持票人的银行汇票若遗失,持票人立即向兑付银行或签发银行请求挂失。银行不予挂失的填明收款单位与收款人的银行汇票,持票人遗失此类银行汇票时,立即通知收款单位、收款人、兑付银行、签发银行并请求协助。
  第21条 票据的核销必须经过相关管理层的批准并指定核销日期,任何人不得擅自销毁票据。
  第22条 票据核销时由财务经理、审计人员与票据保管员共同审核票据的金额、数量等,确保票据是使用过的或已缴款的,并编制核销票据登记薄进行记录。
  第23条 票据核销后,票据保管人应盖上“作废”章并随同记账凭证,按照票据的本号与序号的相应顺序装订成册,妥善保存,在保存期之前禁止销毁。
  第24条核销后的票据保存期限为××年,与票据相关的领用凭证、核销凭证的保存期限不低于10年。
  第4章 票据的结算
  第25条 业务中使用票据结算时,经手人必须审核票据的内容,确认其为有效票据。具体的审核内容包括:
  1.票据填写是否清楚。
  2.票据内容是否齐全。
  3.是否在签发单位处加盖单位印鉴。
  4.票据上的金额及收款人是否有涂改迹象。
  5.票据是否在有效期内。
  6.有背书的票据其背书是否正确。
  第26条 使用支票结算时,有效支票的标准内容应该具备以下条件。
  1.收款人名称是否正确,要求不能写错或遗漏一个字。
  2.填写的日期必须在十日以内。
  3.交款企业的财务专用章、企业法人章、财务负责人章齐全、清晰。
  4.支票用碳素笔填写,内容清晰,无涂改。
  5.支票金额的大小写一致。
  第27条 票据背书的规范。
  1.背书要连续,背书粘单上的签章符合规定,背书人的签章符合规定。
  2.背书人为个人的身份证件。
  3.背书粘单上必须加盖企业财务专用章、企业法人章或财务负责人章。
  第28条 财务部相关人员收到的现金支票、银行现金本票等要及时存入银行,当日不能存入银行的,需请示财务经理后妥善保管,于第二日存入。
  第29条 若银行退票,票据业务经手人应立即到签发单位进行更换,同时企业将对经手人与出纳的工作过失进行严肃处理。
  第30条 票据管理员需注意承兑汇票的日期,在到期之前提醒财务经理。承兑汇票到期后,财务经理对汇票进行背书,由出纳人员交到银行委托银行收款。
  第5章 票据管理的其他规范
  第31条 企业票据与印鉴的保管分开,出纳员不得保管相关印鉴。
  第32条 企业在同城结算时可以使用银行本票。
  第33条 各种票据的结算日期。
  1.支票的结算日期为出票日起10日内。
  2.银行本票的付款期限为自出票之日起最长不超过2个月。
  3.银行汇票的付款期限为自出票之日起1个月内。
  4.商业汇票的最长补款期限不超过6个月,提示付款期限自汇票到期日起10日内。
  第34条 出纳人员离职或调职时,必须办理移交手续,移交不清的禁止其离职或调职。
  第6章 附则
  第35条 本制度由财务部负责制定、修订及解释。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
1.6 印章管理制度
制度名称   印章管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为规范企业财务印章管理,减小因印章使用不当给企业带来的损失,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于涉及使用印章的所有相关人员。
  第2章 印章的制作、保管、废止
  第3条 企业财务相关方面的印章由企业指定的部门统一制作,相关人员严禁私自制作印章。
  第4条 经相关管理人员授权后由行政部负责制作财务方面的印章,印章具体分事项印章、财务专用章与人名章三类。
  第5条 企业财务方面相关的事项印章由财务部指定专人进行保管,人名章由本人自己保管或本人授权他人保存,财务专用章由财务总监负责保管,未经授权的人员一律不得接触、使用印章。
  第6条 印章的保管人员一律不得将印章转借他人,否则所造成的后果由印章保管人员负责。
  第7条 企业总裁可以使用企业的所有印章。
  第8条 印章保管人若管理不慎使印章遗失、被盗或损毁,需立即上报行政部,由行政部登记后申明作废并制作新的印章。
  第9条 财务部制订财务方面的印章登记薄,说明印章制作时间、内容、印章发放时间、保管人等。
  第10条 出纳人员要将财务的有关印签薄交予银行,当印章变动时要及时与银行联系,更新印签薄。
  第3章 印章的使用
  第11条 使用印章时,使用人必须填写“印章使用申请单”,说明使用印章的理由、起止时间、印章的种类、材质及申请人等。
  第12条 印章使用申请单经有关领导审批后,连同需用印盖章的文件一同交予印章保管人盖章。
  第13条 印章保管人要仔细审核印章使用申请单的事项和相关管理人员的批示,若认为不符合相关规定,可拒绝盖章。
  第14条 经授权的印章代理人员使用完印章后,要将盖章依据与印章使用申请单交予印章管理人进行审核。
  第15条 企业财务方面的印章原则上不允许带出,确需带出企业使用,必须填写印章使用申请单说明事由,经总裁批准后方可带出,由两人共同使用。
  第16条 印章使用申请单由各盖章人员保存,每月月底汇总后交予企业指定部门存档。
  第17章 印章保管人在使用完印章后,填写印章使用登记薄,说明印章使用事由、使用对象、盖章时间等并有申请人签字确认。
  第4章 印章使用的其他规定
  第18条 印章保管人员离职或调动时,必须将保管的印章及相关文件交割,否则不允许离职或调动。
  第19条 企业中任何涉及财务印章的使用事项均需按本制度规定程序执行,严禁擅自使用印章。
  第20条 未经授权擅自使用企业财务方面印章所造成的后果由使用者与印章保管人共同承担,后果严重者将移交司法机关进行处理。
  第5章 附则
  第21条 本制度由公司财务部负责制定、修订及解释,自董事会通过之日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
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第2章 企业内部控制—采购
2.1 采购授权审批制度
制度名称   采购授权审批制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 目的
  为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求,特制定本制度。
  第2条 进行授权审批
  采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
  第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务
  1.采购员应当在职权范围内,按照审批人的批准办理采购与付款业务。
  2.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,采购员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
  第4条 专家论证适用情形
  对于重要和技术性较强的采购业务,采购部应当组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止决策失误而造成严重损失。
  第5条 请购
  使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请,经部门负责人签字后,及时向采购部门提出采购申请。
  第6条 审批
  采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。
  1.采购预算内采购额在×万元以内的,采购经理审批;采购额在××—××万元的,由财务总监审批;采购额在××—××万元以上的,由财务总监审核,总裁审批。
  2.采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核,总裁审批。
  3.对不符合规定的采购申请,审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
  第7条 采购
  1.采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
  2.采购员进行市场调查,进行比质、比价,拟定供应商名单,经采购经理审核并提出参考意见,交总裁最终确定合格供应商名单。
  3.采购部根据合格供应商名单进行采购谈判,采购员拟定采购合同后,交采购经理审阅,报相关负责人审批后签订购货合同。
  (1)采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。
  (2)采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。
  (3)采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。
  (4)采购计划外的所有采购项目合同,须由财务部核对后,交财务总监审核,总裁审批后,签订购货合同。
  第8条 验收
  质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收,对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门,采购员根据验收情况进行办理。
  1.验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况,采购员需提出解决方案,报采购经理审批。
  2.采购的商品存在重大质量问题,采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决,解决方案报总裁审批后,采购部负责处理。
  第9条 付款
  1.财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核,具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确。
  2.应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××—××万元的,由总裁审批。
  3.预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××—××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。
  4.审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。
  第10条 账务处理
  1.财务部在采购单据齐全的情况下,按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
  2.将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面,如凭证资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。
  3.每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。
  第11条 对账
  1.财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
  2.取得供应商对账单,审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,企业与供应商的月末余额应保持一致。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.2 采购申请审批制度
制度名称   采购申请审批制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范,特制定本制度。
  第2条 本企业内所有部门的请购,除另有规定外,均依本制度的规定办理。
  第3条 责权单位。
  1.采购部负责企业所需物资的采购工作。
  2.财务部负责采购物资的货款支付工作。
  3.物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
  4.财务总监、总裁根据权限审批采购项目。
  第2章 请购审批规定
  第4条 原材料或零配件的请购。
  1.需求部门请购。
  (1)原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
  (2)仓库材料保管员接到请购单后,查看材料保管卡上记录的库存数,将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
  (3)当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时,则同意请购。
  2.仓储部门请购。
  (1)仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
  (2)仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。
  ①采购员审查请购单,检查该项请购是否在执行后又重复提出,以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理,则根据所掌握的市场价格,编制采购预算。
  ②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核,如果该项请购在经营目标和采购预算范围内,财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
  ③采购部应将处理过的请购单归档备案。
  第5条 临时性商品的请购。
  1.临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
  2.使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述,解释其目的和用途。
  3.请购单须由使用部门负责人审批同意,并须经财务部、财务总监和总裁签字后,采购部方可办理采购手续。
  第6条 经常性服务项目的请购。
  1.经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目,例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。
  2.使用部门需要这些服务时,提出请购单,由财务部、总裁进行审核、审批。
  第7条 特殊服务项目的请购。
  1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
  2.总裁、董事会或股东大会进行审议批准。
  3.审议人员参照过去的服务质量和收费标准,分析申请人提供的需要内容,包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等,经总裁批准后,这些特殊服务项目才能进行采购。
  第8条 资本支出和租赁合同。
  1.对于资本支出和租赁合同,应该由经办部门提出请购,总裁、董事会或股东大会进行决策。
  2.对重要的、技术性较强的请购项目,应当组织专家进行论证,集体决策和审批,防止决策失误而造成严重损失。
  第3章 请购单规定
  第9条 请购单的开列和递送。
  1.请购单的开列。
  (1)请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
  (2)请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
  (3)各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支,都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
  (4)请购单经使用部门负责人审核后,依请购核准权限报有关领导签字批准,并根据内部管理要求编号,送采购部门。
  2.需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料,请购部门应根据请购单附表,以一单多品方式,提出请购。
  3.紧急请购时,由请购部门于请购单中注明原因,并加盖“紧急采购”章。
  4.材料检验必须经过特定方式进行的,请购部门应于请购单上注明要求。
  5.物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况填制请购单,提出请购申请。
  第10条 免开请购单部分。
  1.总务性用品免开请购单,并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。
  (1)礼仪用品,如花篮和礼物等。
  (2)招待用品,如饮料和香烟等。
  (3)书报、名片、文具等。
  (4)打字、刻印、账票等。
  2.零星采购及小额零星采购材料项目。
  第11条 请购事项的撤销。
  1.撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购,同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。
  2.采购部门撤销请购时,注意办理以下事项。
  (1)采购部门在原请购单加盖“撤销”章后,送回原请购部门。
  (2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时,采购部门通知撤销,并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。
  (3)原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。
  第4章 附则
  第12条 本制度经总裁审批,自颁布之日起执行。
  第13条 本制度由采购部负责解释。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.3 采购预算管理制度
制度名称   采购预算管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 目的
  为了避免盲目采购,从总体上统筹使用资金,提高资金的使用效率,确保采购资金合理的需要,特制定本制度。
  第2条 采购预算管理的含义
  1.采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量,对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划,以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。
  2.预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动,反映企业管理的成绩,保证管理政策的落实和目标的实现,促使企业不断提高效率和效益。
  3.采购预算管理是企业预算管理的一个分支,应与预算系统的其他系统相互协调。
  第3条 编制采购预算
  1.编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目,建立预算标准,采用一定的编制方法和程序,将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。
  (1)根据企业年度销售计划,由相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的采购预算申请单,上交采购部。
  (2)采购员汇总、整理各部门采购预算后,编制采购总预算,由采购经理补充完善后,交财务部和预算管理委员会逐一核准,采购员调整、完善采购预算,上交总裁审批。
  第4条 执行采购预算
  1.将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。
  2.对预算执行过程进行监控。
  第5条 分析和调整采购预算差异
  1.在预算执行过程中,采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据,即预算的实际执行结果与预算数进行比较,编制预决算分析报告。
  2.如果有差异,要分析差异产生的原因和责任归属,制定控制差异或调整预算的具体措施。
  第6条 采购预算资金控制
  1.在采购预算资金控制中,必须对采购预算资金实行限额审批制度。
  2.部门负责人只能在自己的权限内进行审批,限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购,严格控制无预算的资金支出。
  3.对于预算内的采购项目,请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
  4.对于超预算和预算外采购项目,采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核,最终由总裁审批后才能给予办理。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.4 采购控制制度
制度名称   采购控制制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 目的
  明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定,确保采购过程透明化。
  第2条 责权单位
  1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。
  2.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。
  第2章 采购方式控制
  第3条 采购方式分类
  1.订单采购方式
  (1)采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿。
  (2)供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。
  (3)订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。
  2.合同订货方式
  (1)采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来。
  (2)供应商按合同提供货物并取得货款,企业按合同验收货物并支付款项。
  3.直接采购方式
  采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。
  4.比质比价采购方式
  选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。
  5.紧急采购方式
  因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。
  第4条 采购方式选择
  1.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。
  2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。
  3.小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
  4.重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单或合同方式或者比质比价方式。
  5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。
  第3章 采购数量控制
  第5条 采购数量应该严格按照采购计划进行确定。
  第6条 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。
  第7条 检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。
  第8条 对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数量对成本影响的分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。
  第9条 对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。
  第4章 采购时间控制
  第10条 采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
  第11条 根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。
  1.现用现购商品或劳务
  从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。
  2.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式
  采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。
  3.保险储备量和定量
  当某一商品达到订货点时就是采购时间。
  第12条 对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。
  第13条 采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行,但当请购单已经提出,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。
  第5章 供应商选择
  第14条 供应商初步评价
  1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
  2.采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购经理审核。
  3.选择供应商标准
  (1)供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。
  (2)供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。
  (3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。
  (4)具有足够的生产能力,能满足本企业经营需要。
  (5)同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。
  4.采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。
  第15条 供应商现场评审
  1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。
  2.供应商评价内容
  (1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。
  (2)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。
  (3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。
  (4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。
  3.适用范围
  (1)根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制。
  (2)必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。
  (3)对于普通物资的供应商,无需进行现场评审。
  (4)紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。
  第16条 “供应商质量保证协议”的签定
  1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。
  2.“供应商质量保证协议”一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。
  第17条 样品需求与供应商送样
  1.如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。
  2.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。
  第18条 样品确认
  1.样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验,并填写“样品签样试用回单”。
  2.经确认合格的样品,需在样品上贴“样品标签”,并注明合格或不合格,标识检验状态。
  3.合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据。
  第19条 确定合格供应商名单
  1.采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直接填写合格供应商名单后,交采购经理审核。
  2.采购经理审核无误后,交总裁审核。
  3.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。
  4.唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。
  第6章 订单的控制
  第20条 选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。
  第21条 采购价格审核
  1.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并报财务总监、总裁审批。
  2.对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批。
  第22条 条款审核
  财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。
  第23条 合同审批
  根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批。
  第24条 登记采购订单
  1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。
  (1)一联提出请购部门,以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。
  (2)一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为验收的标准。
  (3)一联提交财务部,作为入账凭证。
  2.采购员要及时对采购订单进行归档,在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。
  3.定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表。
  4.定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表。
  第7章 附则
  第25条 本制度经总裁审批后,自颁布之日起执行。
  第26条 本制度由采购部负责解释。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.5 验收管理制度
制度名称   验收管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
  第2条 验收人员对验收过程中发现的异常情况,应当立即向采购部或有关部门报告,采购部或有关部门应查明原因,及时处理。
  第3条 货物的验收由质量管理部门主导,会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收,对收到货物的数量和质量进行检验。
  第4条 收货准备。
  1.货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时,按供应商、货物交货日期分别依序排列,并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。
  2.对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资,应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收,不得虚估。
  第5条 待验货物处理。
  已经到货、等待验收的货物,必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期,并且应与已验收的货物分开储存,并规划出“待验区”以示区分。
  第6条 实施验收。
  1.货物到货后,货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量,并将到货日期及实收数量填入“订购单”。同时,验收人员填写验收报告单并在上面签字。
  2.质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,对那些没有对应采购申请的商品或劳务,一律不得签收。
  3.质量管理部门验收完毕后,对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据,并及时报告采购部门和财务部门。
  4.验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。
  5.验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。
  6.公证单位或供应商确认后,验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门办理。
  第7条 超交处理。
  1.交货数量超过订购量的部分应退回供货商。
  2.属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量,经请购部门主管同意后进行收货,并通知采购人员。
  第8条 短交处理。
  交货数量末达到订购数量,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。
  第9条 急用品验收。
  紧急货物到货后,若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对,确认无误后,按收货作业办理。
  第10条 货物验收规范。
  质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关部门,按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。
  第11条 货物检验结果处理。
  根据不同检验结果可做以下两个方面处理。
  1.检验合格的货物,检验人员于外包装上贴上合格标签,仓库人员再将合格品入库定位。
  2.验收不合标准的货物,检验人员应贴上不合格标签,并于“材料检验报告单”上注明不合格原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物,办理退货。
  第12条 退换货作业。
  1.检验不合格的货物退货时,采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。
  2.货物需要更换的要与供方协商解决,需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。
  3.对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔,索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.6 付款控制制度
制度名称   付款控制制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理,特制定本制度。
  第2条 本制度由采购部制定、修改,报总裁审批后执行。
  第3条 企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范资金(试行)》等规定办理采购付款业务。
  第2章 付账控制中单据的审核
  第4条 财务部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
  第5条 真实性审核。
  1.应付账款会计应确定原始凭证是否虚假,是否存在伪造或者涂改等情况。
  2.核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。
  第6条 合法性审核。
  审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。
  第7条 合规性审核。
  审核原始凭证是否符合有关规定,如是否符合预算,是否符合有关合同,是否符合有关审批权限和手续,以及是否符合单位的有关规章制度,有无违章乱纪、弄虚作假现象等。
  第8条 完整性审核。
  根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。
  第9条 除对上述5、6、7、8条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符等。
  第3章 付账控制中的现金使用
  第10条 现金使用范围。
  1.向个人收购农副产品和其他物资的价款。
  2.结算起点以下的零星采购支出价款。
  第11条 现金使用方法。
  1.采购付款中零星的采购需要支付现金的,采购员向财务部提出申请。
  2.财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。
  3.财务人员不得从企业的现金收入中直接支付(即坐支),需要坐支现金的需报经开户银行批准。
  4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况,办理转账结算不便,必须使用现金支付时,应向开户银行提出书面申请,由企业财务部门负责人签字盖章,开户银行审批后,予以支付现金。
  第4章 付账控制
  第12条 采购员在付款时,应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。
  第13条 一切购货业务应编制购货订单,购货订单应通过有关部门(如采购部、生产部、销售部、总裁等)签单批准。订单副本应及时提交财务部门。
  第14条 收到货物并验收后,验收员应编制验收报告,验收报告必须按顺序编号,验收报告副本应及时送交采购部和财务部。
  第15条 收到供应商发票后,采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较,确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符,核对无误后交财务部。
  第16条 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核,检查其真实性、合法性、合规性和正确性。
  第17条 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单,并经财务经理审核,财务总监和总裁按权限审批。
  第18条 已确认的负债应及时支付,以便按规定获得现金折扣,加强与供应商的良好关系,并维持企业信用。
  第19条 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并且互相核对,出现差异时应编制调节表进行调节。
  第20条 财务部按月从供应商处取得对账单,将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对,并查明发生差异的原因。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.7 退货管理制度
制度名称   退货管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 目的。
  明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定,及时收回退货款项。
  第2条 退货条件。
  验收人员应该严格按照企业的验收标准进行验收,不符合企业验收标准的货物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。
  1.对于数量上的短缺,采购员应该与供应商联系,要求供应商予以补足,或价款上予以扣减。
  2.对于质量上的问题,采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物,然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系,决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。
  3.经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。
  第3条 退货手续。
  检验人员应在检验不合格的货物上贴“不合格”标签,并在“货物检收报告”上注明不合格的原因,经负责人审核后转给采购部门处理,同时通知请购单位。
  第4条 货物出库。
  当决定退货时,采购员编制退货通知单,并授权运输部门将货物退回,同时,将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后,通知采购部和财务部。
  第5条 退货款项回收。
  1.采购员在货物退回后编制借项凭单,其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。
  2.采购部经理审批借项凭单后,交财务部相关人员审核,由财务总监或总裁按权限审批。
  3.财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。
  第6条 折扣事宜。
  1.采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣,需要同供应商谈判来最终确定。
  2.折扣金额必须由财务部审核,财务总监审核后交总裁批准。
  3.折扣金额审批后,采购部应编制借项凭单。
  4.财务部门根据借项凭证来调整应付账款。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
2.8 应付账款管理制度
制度名称   应付账款管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。
  第2条 应付账款必须由财务部应付账款会计管理
  1.应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。
  2.按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款,以保证采购付款内部控制的有效实施。
  第3条 应付账款的确认和计量应真实和可靠
  1.应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。
  3.应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。
  第4条 应付账款必须及时登记到应付账款账簿
  1.应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。
  2.应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算,在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。
  第5条 及时冲抵预付账款
  财务部收到供应商开具的发票以后,应该及时冲抵预付账款。
  第6条 正确确认、计量和记录折扣
  财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录,以确定实际支付的款项。
  第7条 应付账款的授权支付
  财务部接到已到期的应付账款应及时支付,经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。
  第8条 应付账款的结转
  财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并相互核对,出现差异时,应编制调节表进行调节。
  第9条 应付账款的检查
  1.财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对,若有差异应查明差异产生的原因。
  2.如果追查结果表明无会计记录错误,则应及时与债权人取得联系,以便调整差异。
  3.财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单,并进行核对、调节工作。
  第10条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核,由财务总监和总裁按权限批准。
  第11条 财务部设置应付票据账簿,并认真做好应付票据的核算工作,票据的登记人员不得兼管票据的签发。
  第12条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。
  第13条 财务部应该定期核对应付票据,并复核票据的利息核算。
  第14条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。
  第15条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
第3章 企业内部控制—存货
3.1 存货授权审批制度
制度名称   存货授权审批制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为了明确企业各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限,确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于企业各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。
  第2章 存货采购授权审批
  第3条 采购计划审批
  1.周采购计划审批
  (1)周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。
  (2)由使用部门或仓库提出申请,填写申购单,经财务部审核同意后,由采购部组织人员实施采购。
  (3)周采购计划申报的时间为每周四下午5点以前。
  2.月采购计划审批
  (1)月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。
  (2)由使用部门提出申请,填写申购单,财务部审核同意后,报财务总监审核,总裁签字确认,由采购部组织人员实施采购。
  (3)月采购计划的申报时间为每月26日之前。
  3.年采购计划审批
  (1)年采购计划是企业对所有需购物资的综合控制。除了周采购计划和月采购计划包含的内容外,还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。
  (2)年采购计划的审批程序如下。
  ①由使用部门编制本部门采购计划,报财务部审核。
  ②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求,对采购申请报告进行审核,提出审核意见,将申请报告报财务总监复核。
  ③财务总监复核财务部的意见,并在申请报告上附上自己的意见,将申请报告报总裁审批。
  ④总裁根据财务部和财务总监的意见,对申请报告作出审批,并签字确认。
  ⑤采购部组织人员实施采购。
  4.根据国家相关规定或企业规定需要进行招标采购的,无论金额大小,一律由总裁进行审批,由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。
  第4条 采购货款支付审批流程
  1.采购货款支付先由采购部经办人员认真填制付款申请表,对收款单位、付款金额、用途及合同号码(附合同原件)均要详细填列,并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。
  2.采购部经办人员将付款申请表交采购部负责人,采购部负责人对相关业务的合理性、真实性进行审核并签署意见,然后交财务部会计审核。
  3.财务部会计负责审核付款申请表的经济内容,包括合同、发票等,签署意见后交财务负责人复核,财务负责人复核无误后签字报相应的审批权人审批,最后交由出纳办理付款手续。
  第5条 货款支付按照相应的审批权限由相应审批权人审批。
  1.付款金额大于15万,由董事长审批。
  2.付款金额在10万(含)~15万(含),由总裁审批。
  3.付款金额少于10万,由财务总监审批。
  第3章 存货保管授权审批
  第6条 存货保管的授权审批适用范围为在库存货业务开展所涉及的授权审批事项。
  第7条 存货在库期间,原则上不允许非仓库人员进入仓库,其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。
  1.开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。
  2.企业总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。
  3.仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。
  4.财务部工作人员根据账实核对工作要求,需进库核对。
  第8条 除上一条款的规定以外,其他所有人员进入仓库均需要特别授权。授权程序如下。
  1.拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写企业统一印制的进库申请单,对进库时间、人员、主要事项等进行说明,并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。
  2.仓储部审核进库申请单,根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短,提出审核意见,仓储部经理签字确认。
  3.企业总裁对非本单位人员进入仓库进行最终审批。在下列情况下,总裁对本单位内部人员进入仓库进行审批。
  (1)对于普通仓库,一次进入仓库人数超过8个人的。
  (2)进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。
  第9条 仓库工作人员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员的进入仓库证明进行审核,确保无违规审批情况。
  第10条 仓库工作人员对入仓人员应说明入库须注意的事项,并检查入库人员所携带的物品是否在仓库保管所允许的范围内。
  第11条 仓库工作人员对入仓人员的进入时间、人数、出仓时间进行记录并定期汇总,向上级主管领导汇报。
  第4章 存货报废授权审批
  第12条 存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值,需要进行报废处理的事项。
  第13条 存货报废授权审批分为常规授权审批和特别授权审批。
  第14条 以下存货报废事项需要进行特别审批。
  1.单次报废金额在5 000元以上的。
  2.单件报废金额在3 000—5000元的。
  3.非正常原因导致的报废金额在2 000—3000元的。
  第15条 常规授权审批的流程。
  1.拟报废存货的使用部门或主管部门填写报废申请单,报废申请单的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等。部门负责人在申请单上签字确认。
  2.存货主管部门对拟报废存货进行检测、检查,提出报废意见,并在报废申请单的相应项目中填写报废意见。
  3.企业财务部对报废申请单进行审核,主要是计算报废成本,确定报废的合理性,并将计算的报废成本填写在报废申请单的相应项目中。
  4.主管存货管理的副总或总监在报废申请单上签字确认。
  第16条 特别授权审批流程
  特别授权审批流程基本上按照上一条款的流程进行,但在以下两个方面存在不同。
  1.在对拟报废存货进行检测审查时,根据需要可以外聘专业的检测机构或人员参与进行。
  2.在主管副总或总监审核并附上相关意见后,需报总裁进行最终审批。
  第5章 附则
  第17条 存货授权审批应当在授权范围内进行,不得超越审批权限。
  第18条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为,要追究相关责任人的责任,进行经济处罚和行政处罚。
  第19条 本制度由行政部主持制定,各部门参与制定,经总裁审批签字后,自××××年××月××日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.2 存货采购控制制度
制度名称   存货采购控制制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为了加强对企业存货采购过程的规范化管理,确保存货采购及时完成,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于对企业在开展采购业务的过程中所需各类存货的采购申请和实施过程的控制。
  第3条 存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。
  第4条 常备原料和物料由仓储部门提出申请,非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。
  第2章 存货使用部门存货采购申请控制
  第5条 存货采购申请的提出
  存货使用部门填写《采购申请表》,详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。
  第6条 存货需求部门经理将《采购申请表》提交给财务部,财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。
  第7条 物资需求部门将财务部批准盖章的《采购申请表》交给采购部。
  第8条 采购部经理指导采购人员根据《采购申请表》内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后,采购部工作人员编写采购合同。
  第9条 采购部采购人员将采购合同交给物资需求部门,物资需求部门检验所购设备是否是所需设备,并报本部门经理审核签字。
  第10条 采购部经理、财务总监和总裁根据各自的审批权限审批采购合同。
  第2章 仓库存货采购申请控制
  第11条 仓储部根据现有存货的库存量计算出请购量后,填写请购单,交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。
  第12条 仓储部在提出采购申请时,应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量,分析确定应采购的日期和数量,或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量,据此进行再采购,降低库存或实现零库存。
  第13条 仓储部在确定采购时点、采购批量时,应当考虑企业需求、市场状况、行业特征等因素。
  第4章 存货采购过程控制
  第14条 采购部凭被批准执行的请购单办理订货手续时,首先必须向多家供应商发出询价单,获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料,初步确定合适的供应商并准备谈判。
  第15条 采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门,以备合理安排生产、销售、收货和付款。
  第16条 采购部经理签署采购合同。采购人员将《采购申请表》和采购合同交给财务部,财务部经理审核批准。
  第17条 财务部出纳支付货款,财务部会计将成本记入需求部门相关科目。
  第18条 采购部按照合同执行,供应商发出设备或派人安装调试,采购部、质量管理部、物资使用部门对到货物资进行验收,验收无误后签字确认。
  第5章 存货采购核算
  第19条 对于发票账单与材料同时到达的采购业务,材料验收入库后,根据发票账单等结算凭证确定的材料成本进行账务处理。借记“原材料”科目,根据取得的增值税专用发票上注明的(不计入材料采购成本的)税额,借记“应交税金-应交增值税(进项税额)”,按照实际支付的款项,贷记“银行存款”、“内部往来”或“应付账款”。
  第20条 对于材料已经到达并已验收入库,但发票账单等结算凭证未到,货款尚未支付的采购业务,应于月末按材料的暂估价值,借记“原材料”科目,贷记“应付账款-暂估应付账款”科目。
  第21条 采用预付货款的方式采购材料,参考的会计分录情况如下。
  1.在预付材料价款时,按照实际预付金额,借记“预付账款”科目,贷记“银行存款”科目。
  2.已经预付货款的材料验收入库,根据发票账单等所列的价款、税额等,借记“原材料”科目和“应交税金-应交增值税(进项税额)”,贷记“预付账款”科目。
  3.预付款项不足时,补付上项货款,按补付金额,借记“预付账款”科目,贷记“银行存款”科目。
  4.退回上项多付的款项时,借记“银行存款”科目,贷记“预付账款”科目。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.3 存货储存管理制度
制度名称   存货储存管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为了保障仓库物资保管安全、有序、规范,提高仓库工作效率,特制定本制度。
  第2条 存货储存权责单位
  1.企业将存货存放在外单位的,应取得证明,由财务部单独设账进行控制。
  2.在途商品、材料物资的管理,由采购人员将进货凭证交财务部进行入账控制。
  3.存放在仓库的物资,由仓库负责保管,财务部设账进行控制。
  4.存放在生产现场的商品、材料物资等,由生产部门负责保管,并由财务部设账进行控制。
  第3条 存货储存原则
  1.存货限量管理。
  2.实行凭证查验。
  3.专人保管,设明细账卡登记收发货,核对实存量。
  第4条 本制度适用于原材料仓库、半成品仓库、成品仓库等仓库的保管管理。
  第2章 存货入库管理
  第5条 购进原材料等存货,入库前必须办理入库手续。
  1.核对实物规格、型号,生产单位与采购合同一致。
  2.观察包装完好程度,并清点实物数量。
  3.进行实物质量检查。
  4.填制“入库单”一式三份。
  第6条 存货入库按实收数量计算,并在实物账卡上进行记录。
  第7条 仓库工作人员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。
  第8条 仓库工作人员全面掌握仓库所有货物的贮存环境,堆层、搬运等注意事项,以及货品配置(包括礼品等)、性能和一些故障及排除方法。
  第9条 对于已售产品退货的入库,仓储部应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续,经批准后,对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货,应分清责任,妥善处理。对于劣质产品,可以采取修理、报废等处理措施。
  第10条 搬运人员在货物搬运完毕后,不得在仓库逗留。
  第11条 同类型的货物,不同批次入库要注意分开摆放。
  第12条 贮存在仓库的货物,按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整洁摆放,在货架上作相应的标识,并制作《仓库货物摆放平面图》,张贴在仓库入口处。
  第13条 入库储存商品、材料、物资等应按指定的货位(地点)分类、分品种堆放,并标明品名、规格、型号、款式、尺码、数量、质量(等级)、产地、单位,要求堆放整齐,便于清查、取货。
  第14条 存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目,严格限制其他无关人员接触存货,入库存货应及时记入收、发、存登记簿或存货卡片,并详细标明存放地点。
  第3章 库位规划和布局管理
  第15条 仓库工作人员根据原材料、半成品、成品的出入库情况、包装方式等规划所需库位及其面积,以有效利用库位空间。
  第16条 库位配置应配合仓库内设备(例如消防设施、通风设备、电源等)及所使用的储运工具规划运输通道。
  第17条 根据销售类别(如成品储存区与退货区)、原材料类别对仓库存货进行分区存放,收发频繁的成品需在进出便捷的库位存放。
  第18条 将各类存货依品名、规格、批号划定库位,标明于“库位配置图”上,并随时显示库存动态。相同规格品名的存货不能放在两个仓库内。
  第19条 存货堆放根据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数,以避免存货受挤压而影响质量,存放高度不能超过×米。
  第20条 存货应于每一库位设置货卡标示牌,标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货,及时更改存量,做到卡账货相符。依配置情况绘制“库位标示图”,悬挂于仓库明显处。
  第21条 对不良品设专区摆放整齐,每箱装有清单,载明产品数量、名称、收回原因及经办人,待销售部批准后予以处置。
  第4章 存货防火、防盗等安全管理
  第22条 仓库禁止无关人员进入,所有入库人员均需按照规定履行审批程序,必须在仓库工作人员的陪同下进出仓库,并遵守仓库管理制度。
  第23条 所有人员不得携带能够容装手机或配件的包装物品(如手提包、纸袋等)进入仓库,确需带入的,须允许仓库工作人员进行检查。
  第24条 库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准,货架应达到安全要求。
  第25条 仓库工作人员应定期或随时检查存货的防水、防火、防盗安全设施。检查时,发现易燃、易爆危险存货,应立即采取措施,存放到安全场所,予以隔离。
  第26条 保持仓库环境卫生和过道畅通,并做好防火、防潮、防盗等安全防范的工作,学会使用灭火器等工具,每天下班前须检查各种电器电源等安全情况。
  第27条 任何人员不得在仓库内吸烟、用餐,不得将水杯、饭盒、零食等带入到仓库。
  第28条 严格遵照存货对仓库的贮存环境要求(如温度、湿度等)进行贮存保管,定时对存货进行清洁和整理。
  第29条 仓库工作人员按照财务要求及时记录所有货物进出仓账目情况,每天做好盘点对数工作,保证账目和实物一致。
  第30条 仓库工作人员不得挪用、转送仓库内的任何物品,其他人员需要到仓库借用货物的,必须经本部门负责人批准。
  第31条 仓库、贵重物品的钥匙由仓库工作人员专人保管,不得转借、转交他人保管和使用,更不得随意配制。
  第32条 仓库物资必须严格按照规定存放,每种存货应挂卡片,标明品名、规格、型号、产地、单位等,并标明现存数量。
  第33条 保管员应随时检查存储的存货是否过期变质、残损、超储积压、短缺、包装破损,如有发现,保管员应及时报告主管人员,会同有关部门进行处理。
  第5章 存货账目管理
  第34条 存货账目的范围包括入库单、出库单、存货明细账以及台账等。
  第35条 所有出入库物资,均需按品种登记入库单和出库单,并将收、发数量登记后结出余额,随时与实存数量进行核对,并做到卡实相符。如有不符,应查明原因,及时纠正处理。
  第36条 仓储部对入库存货建立存货明细账,详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容,并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。
  第37条 存货明细账记录应有合法依据,凭证必须完整无缺,记账时应遵守以下记账规则。
  1.入库单记“收入”,出库单记“发出”,相关资料作为其附件,分别顺序编号,作为记账索引号,按月装订成册,以便日后查询。
  2.账页不准撕毁,遇有改错,可以划红线加盖私章订正。账面记录,严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。
  3.账面记录采用“永续盘存制”,每次发生增减变动,及时计算结存余额。
  4.启用账簿,应在账簿封面载明企业名称、年度,在启用页内载明账簿名称、启用日期,由记账人员签名或盖章,并加盖公章。
  5.调换记账人员时,应注明交接日期,并由移交人、交接人签名或盖章。
  第38条 存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册,必须按品种、规格登记,妥善保管,年终装订成册,至少保存五年。
  第39条 存货明细账不得随意修改,如确需修改存货明细账,应当经有效授权批准方可进行。
  第40条 仓库工作人员应每日及时登记台账,并于次日11:30前将库存日报表交财务等相关部门。
  第41条 仓库工作人员每月定期同财务部会计核对出、入库单和明细账、台账,确保账实相符、账账相符。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.4 仓库调拨管理规定
制度名称   仓库调拨管理规定 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 为了规范企业总仓和各分仓之间的存货调拨业务,确保调拨有序、合理,节约调拨成本,特制定本规定。
  第2条 本规定适用于企业所辖不同成品仓库之间存货的调拨管理。
  第3条 分仓库必须从总仓调货,不得直接从其他供货单位采购商品,分仓与分仓之间不得直接调货,分仓与分仓之间调货必须要有总仓调货指令方可进行。
  第4条 企业统一拟订调拨申请单格式,分仓库根据商品库存量及市场销售形势,填写调拨申请单(一式两联),一联由分仓库保存,一联传真到商务。
  第5条 分仓库调入商品时应及时清点并办理入库手续,在调拨单上签字确认。每隔一星期与总仓库核销调拨清单。
  第6条 分仓库销售商品时手工填写销售预算清单和出库单,每星期汇总出库单和销售发票,报企业仓储部和财务部记账,滞后上报出库单、销售发票,造成仓库管理混乱的,企业将予以处罚。
  第7条 企业总仓库根据分仓库提供的销售出库单补输销售订单,并关联生成发货单和出库单,报企业财务部入账。
  第8条 各分仓库应严格按照要求及时、准确记录库存商品账。
  第9条 分仓库每日应盘点库存商品并向总仓库报送库存日报表。
  第10条 总仓库不定期对各分仓库进行抽查盘点,账实不符的予以通报处理。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.5 存货领用管理制度
制度名称 存货领用管理制度 受控状态
   文件编号
执行部门 监督部门 考证部门
  第1条 为了对存货领用过程进行规范和控制,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于企业各类原材料和辅助材料仓库存货的领用管理。
  第3条 企业材料使用部门负责本部门所需材料的领用。
  第4条 生产部等材料使用部门领用材料,须填写领料申请单并办理相应的审批手续,并凭借经过审批的领料申请单到仓库领料。超出存货领料限额的,应当经过特别授权。
  第5条 领料申请单应填明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途,并经车间负责人签字。属计划内的材料应有材料计划,属限额供料的材料应符合限额供料制度,属于必须审批的材料应有审批人签字。
  第6条 仓库工作人员对领料申请单进行审核,审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等,审核无误后,才能发料。
  第7条 领用材料时,领料人必须同发料仓库工作人员办理交接手续,当面点交清楚,并在领料申请单上签字。
  第8条 材料仓库按“先进先出,按规定供应”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。对由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失,仓库工作人员除承担全部经济损失外,还要接受行政处分。
  第9条 材料仓库工作人员根据材料领用情况,编制材料出库单,并在出库单上加盖“材料发讫”印章,同时需由仓库库管员、统计员签章。
  第10条 仓库工作人员应妥善保管所有发料凭证,避免丢失。
  第11条 仓库工作人员及时将材料领用的单据交财务部,财务部会计根据加盖“材料发讫”后的“材料出库单”登记库存材料明细账,并在材料出库单上签字。
  第12条 领用原材料的核算,根据领料材料汇总表借记“生产成本”、“管理费用”、“制造费用”等科目,贷记 “原材料”、“包装物”等科目。
  编制日期 审核日期 批准日期
  修改标记 修改处数 修改日期
3.6 存货发放管理制度
制度名称   存货发放管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1条 为了规范存货发放管理,确保存货发放秩序和授权审批流程的执行,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于企业成品仓存货的发放管理。
  第3条 成品仓库工作人员在接到销售部开列、财务部确认并加盖财务印章的出货单或调拨单后,首先明确产品规格、型号、等级、数量等客户对产品的要求,凭出货单或调拨单到仓库核对产品是否齐全,是否符合发货要求,确认无误后方可组织发货。
  第4条 成品仓库工作人员根据调拨单、领料单等发货指令发出存货之前,必须填制出库单,出库单是报告仓库已按发货指令将存货发出,并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理出库单手续者,一律不得发货。
  第5条 出库单的运作程序
  1.本单一式四份。
  2.完成出库单全部内容,确属不必填的内容,需盖章确认。
  3.发货并经清点完毕,应及时加盖“存货已全部发出”章。
  4.仓库内所有存货,没有调拨指令,均不准出库,禁止以白条抵库。
  第6条 数量不确定产品的发放
  1.若客户要求出货数量以实际装车数量为准,由销售部开具无产品数量项目的《出货通知单》,并由销售部经理签字确认,仓库工作人员接到《出货通知单》后组织发货。
  2.产品全部装车完毕后,仓库工作人员签字确认并填写装车数目,交由销售部开《发货单》。
  第7条 成品仓工作人员需现场跟踪存货的发放过程,严格按照出货单或调拨单发货,严禁仓库工作人员随意改变产品的型号、编号、等级等不符合客户要求的信息,严禁不符合质量、包装等要求的产品装车发出。
  第8条 产品装车时,成品仓工作人员必须协同客户对产品数目、质量清点确认,核准后应经两名发货人员与客户同时签字确认。
  第9条 成品仓工作人员在装车过程中应尽力避免人为原因造成的产品损失,对于确已发生的损失,由责任人按出厂价照价赔偿。
  第10条 由于客户领货人员工作不当造成的产品损失,由仓库工作人员通知销售部由责任人或客户照价赔偿。
  第11条 在产品发货过程中,若因破损数量多需要生产车间补充产品数量时,必须由成品车间主任签字后方可予以补损。
  第12条 若客户因特殊原因进行“先开单,后提货”,提货有效期为7个工作日。但提货不得跨月进行。每月26日结账日成品仓工作人员应及时与销售部联系并提请客户注意《发货单》的时效。
  第13条 禁止非成品仓库人员在未经许可的情况下进入成品库翻拿成品,成品库内所有在库成品需办理出库手续后方可发出;否则,所造成的一切后果由责任人自行负担。
  第14条 成品仓工作人员对存货发放过程进行记录,及时将出库单等表单送交财务部,并于每月28日汇总交到财务部,并抄送销售部。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.7 存货盘点管理制度
制度名称   存货盘点管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 目的
  为加强企业内部管理,及时掌握企业存货、财务及财产的准确数量,保证企业各项资产的安全、完整,同时也使盘点工作规范化,特制定本制度。
  第2条 原则
  1.真实:盘点所有的点数、资料必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。
  2.准确:盘点的过程要求准确无误,无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的数目,都必须准确。
  3.完整:所有盘点过程的流程,包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。
  4.清楚:盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所以所有资料必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理必须清楚,才能使盘点顺利进行。
  5.团队精神:盘点是企业全体人员都参加的核查货物的过程,为缩短盘点时间,企业各个部门都必须有良好的协调配合意识,保证盘点工作的顺利进行。
  第3条 职责划分
  1.总盘人:由总裁或仓储部经理担任,负责盘点工作的统一领导和督查盘点工作的有效进行及盘点异常事项的处理。
  2.主盘人:由仓储部经理或主管担任,负责盘点工作的推动及实施。
  3.盘点人:由仓储部门人员担任,负责盘点工作。
  4.会点人:由财务部门指派专人担任,负责盘点记录工作。
  5.协点人:由经营部门担任,负责盘点材料物品的搬运及整理工作。
  6.监点人:由总裁室派人担任,亦可根据实际情况由总盘人授权专人担任,监督盘点工作。
  7.协调人:为配合盘点工作的有效进行,各有关部门应指派专人负责盘点工作,盘点工作结束后,其职责自然消失。
  第4条 存货盘点
  存货盘点主要指原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物、在制品、半成品、产成品的清查核点。
  第2章 盘点方式及时间
  第5条 盘点的方式
  存货盘点一般包括四种盘点方式,具体如下表所示。
  盘点方式一览表
  盘点方式   相关说明
  从时间上划分   定期盘点   主要是指在月末、年中、年底的固定日期盘点,它能够对库存的货物进行全面的盘点,盘点准确性高,但是盘点时必须停止仓库作业。根据所采用的盘点工具不同,可以分为:盘点单盘点法、盘点签盘点法、货架签盘点法等
     临时盘点   可以根据企业的需要随时进行
  从工作需要上划分   全面盘点   对柜组全部商品逐一盘点
     部分盘点   对有关商品的库存进行盘点
  第6条 年中、年终盘点
  1.年终、年中盘点原则上应采取全面盘点方式,如因特殊原因无法全面盘点时,应呈报总裁核准后,可改变其他方式进行。
  2.盘点期间原则上暂停收发物料,对于各生产单位在盘点期间所需用料的领料,经相关领导批准后,可以做特殊处理。
  3.盘点应按顺序进行,采取科学的计量方法,每项财物数量应于确认后再进行下一项盘点,盘点后不得更改。
  4.盘点物品时,会点人应依据盘点实际数量作详实记录。盘点人应按事先确定的方法进行盘点,协点人应大力配合盘点工作,监点人要做好监察工作。
  5.盘点结果必须经各有关人员签名确认,一经确认不得更改。
  6.盘点完毕,盘点人应将《盘点统计表》汇总并编制《盘存表》,《盘存表》一式两联,第一联由经管部门自存,第二联送财务部门,供核算盘点盈亏金额。
  第7条 月末盘点
  对月末的存货,由经管部门及财务部门实施盘点。
  第8条 临时盘点
  1.临时盘点由总裁视实际需要,随时指派人员抽点。
  2.临时盘点原则上不应事先通知经营部门,组织工作可适当简化。
  3.盘点的技术要求同年终、年中盘点。
  4.抽查盘点工作结束后,盘点小分队应出具抽查盘点报告,同时对盘点中注意事项的内容和库存管理中存在的其他问题及隐患进行文字阐述。
  5.盘点小组的报告经分部财务部审阅后,根据盘点报告反映问题的重要程度分别采取上报总部领导审批、自行组织调整或账务处理。
  第3章 盘点实施
  第9条 盘点时应将相应的记录填在盘点单据上。
  第10条 盘点票面不得随意更改涂写,更改需用红笔在更改处签名。
  第11条 初盘完成后,将初盘数量记录于《盘点表》上,将盘点表转交给复盘人员。
  第12条 复盘时由初盘人员带复盘人员到盘点地点,复盘人员不应受到初盘的影响。
  第13条 复盘与初盘有差异者,应与初盘人员一起寻找差异原因,确认后记入《盘点表》。
  第14条 抽盘时可根据盘点表随机抽盘或随地抽盘。
  第4章 盘点要求
  第15条 盘点工作必须统一领导,事先制订计划,做好组织工作。
  第16条 负责盘点的有关人员在进行盘点前要明确自己的职责及工作任务,事先做好准备。
  第17条 盘点工作要连续进行,原则上负责盘点各有关人员不准请假,若有事需离开,应事先请假,获准后方可离开,各有关人员不得擅自离开岗位。
  第18条 所有盘点事项都以静态盘点为原则。
  第19条 盘点应精确计量,避免用主观的目测方式,应于确定每种商品的数量后再继续进行下一项,盘点后不得随意更改。
  第20条 盘点使用报表内所有栏目若有修改处,须经盘点有关人员签认后生效,否则应追究其责任。
  第21条 盘点数据必须真实、可靠,盘点方法必须科学,程序必须规范。
  第22条 盘点开始至工作结束期间,各组盘点人员均受盘点负责人指挥监督。
  第23条 盘点过程中发现问题或遇到困难,需及时汇报。
  第24条 盘点时,会点人均应依据盘点人实际盘点数,详实记录于《盘点统计表》,并于该表上互相签名确认无误,对于差异较大的商品必须进行复盘;盘点完毕,盘点人应将《盘点统计表》进行系统录入。
  第25条 盘点结束后由各组负责人向主盘人报告,经核准后才能离开岗位。
  第26条 盘点报告必须及时完成。
  第27条 在盘点各项工作结束后,相关部门需打印出《盘点盈亏报告表》一式三联,并填写数额差异原因的说明及对策后,呈报总裁签核,第一联送财务,第二联呈报总裁室,第三联相关部门自存作为库存调整的依据。
  第5章 盘点奖惩
  第28条 在盘点过程中,盘点人员应忠于职守,切实履行严格的盘点程序,表现优秀者予以奖励。
  第29条 在盘点过程中,对玩忽职守、隐瞒事实、不遵从盘点程序、表现恶劣者予以惩罚。
  第6章 盘点资料管理和账务处理
  第30条 资料整理。将盘点表全部收回,并加以汇总。
  第31条 计算盘点结果。报表中应计算出盘盈、盘亏数量。
  第32条 根据盘点结果找出问题点,并提出改善对策。
  第33条 财务部会计参与每年不少于两次的实地盘点,并做好记录。对于盘盈的存货及盘亏或毁损的存货应分清责任,及时向企业财务部做出书面请示,批复后按规定进行账务处理。
  第34条 仓库负责人根据批准处理的盘点报表进行调账,实现账物一致。
  第8章 附则
  第35条 本制度制定后,呈总裁批准后实施,修改时亦同。
  第36条 本制度自颁布之日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.8 废损存货管理制度
制度名称   废损存货管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 目的
  1.及时处理废损存货。
  2.有效降低存货成本。
  3.优化废损存货处理流程。
  第2条 使用范围
  1.在库存货的废损处理。
  2.生产现场或其他存货使用现场废损存货的处理。
  第2章 在库废损存货处理
  第3条 存货在库保管期间,由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时,必须及时填制“废损报告单”,上报审批。
  第4条 仓储部经理和总裁根据各自的审批权限对废损报告单进行审批,出具审批意见,仓库根据审批意见对在库废损存货进行处理。
  第5条 仓库及时将废损存货的报表报告报送财务部,财务部在授权范围内进行账务处理。
  第3章 生产现场报废存货处理
  第6条 生产辅助品报废处理
  1.生产辅助品的报废分正常报废与人为报废。正常报废按“以旧换新”原则给予更换,人为原因报废按物品价值给予相关责任人适当处罚。
  2.生产辅助品的报废由使用人提出申请,经所属工段长确认后,由车间主任签字。
  3.车间技术人员对拟报废的生产辅助品进行复核,确定其是否确已没有使用价值。
  4.将报废生产辅助品送企业废品仓存放,废品仓工作人员履行入仓手续。
  第7条 生产半成品报废处理
  1.生产半成品的报废由车间工段长填写报废单,车间主任对拟报废品和报废单进行审核。
  2.车间技术人员对拟报废的生产辅助品进行复核,确定其是否确已没有使用价值。
  3.确定已报废的半成品,须同其他半成品进行分类存放,严禁混放。
  4.将报废生产半成品送企业废品仓存放,废品仓工作人员履行入仓手续。
  5.对于人为原因造成的半成品报废,要追究责任人的经济责任和行政责任。
  第4章 其他存货的报废处理
  第8条 其他存货报废申请由存货使用部门或存放部门提出,并由部门负责人签字确认。
  第9条 财务部对拟报废的存货申请单进行财务审核和折价计算。
  第10条 需要对拟报废的存货进行检测或复核以确认其是否确实需要报废时,由质量管理部组织专业人员或外请人员对存货进行检测或复查。
  第11条 根据授权审批制度需要由总裁进行签字确认的,应及时送总裁进行审批。
  第5章 附则
  第12条 本制度自总裁审批签字后生效。
  第13条 本制度自××××年××月××日起执行。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
3.9 存货核算工作规范
制度名称   存货核算工作规范 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为了优化企业存货管理,规范存货核算业务,现根据国家《企业会计准则-存货》及其他财务会计法律法规的要求,结合本企业的存货管理特点,特制定本制度。
  第2条 本制度所称的存货,是指企业在日常活动中持有的以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等,主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。
  第2章 存货的核算与计价
  第3条 建立存货核算体制。
  1.企业财务部进行存货的总分类核算和二级明细分类核算,存货仓库进行存货的三级明细核算。
  2.财务部设置总账和明细分类账,各存货仓库设置数量、金额的存货明细账,并按照存货的品名、规格反映收入、发出和结存情况。
  第4条 存货核算职责分配。
  1.财务部的存货核算人员定期对仓库存货收、发、存账目进行稽核、划价,稽核划价后加盖本人印章。
  2.仓库工作人员每月向财务部和其他有关部门报送存货收发存明细表和存货耗用明细表。
  3.存货核算人员与仓库工作人员相互配合,确保仓库存货明细账与财务部存货明细分类账相符。
  第5条 存货计价原则。
  存货成本计价的总原则是按实际成本入账,即在存货收发凭证、存货明细账和总账上均以实际价格反映存货的收发存情况。
  企业入库单的价格组成如下表所示。
  入库单据价格组成详表
  单据名称   价格组成
  外购商品入库单   1.买价,即发票所列货款金额(不含增值税进项税款)
  2.各项杂费(包括运输费、装卸费、运输中的保险费)缴纳的税金(进口关税等)
  3.其他暂不计入库单的价格
  产成品入库单   1.直接材料成本即生产耗用的构成产成品的材料成本
  2.直接人工费用即一线生产人员的工资、动力、管理费用。存货实际价格采用“一次加权平均法”计算
  第6条 计价办法。
  1.仓库工作人员在收料时根据入库单逐笔登记每笔存货的数量、单价及金额。
  2.财务部存货核算人员定期到仓库按加权平均法计算确定存货的实际价格。发出的存货,按照会计人员已确定的账面实际价格计价,计算出发出存货的金额。
  3.发出存货的计价方法一般采用加权平均法,即以期初存货的数量和本期收入存货数量为权数计算存货的平均单位成本,据以对发出存货进行计价。
  第7条 不同方式取得的存货成本的确认方法。
  1.外购存货,以买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用等作为实际成本。
  2.自制存货以制造过程中发生的各项实际费用,作为实际成本。
  3.委托外单位加工完成的存货,以实际耗用的原材料或者半成品及其加工费、运输费、装卸费和保险费等费用,以及按规定应计入成本的税金,作为实际成本。
  4.投资者投入的存货,以投资各方确认的价值,作为实际成本。
  5.接受捐赠的存货,按以下顺序确定其实际成本。
  (1)捐赠方提供了有关凭据(如发票、报关单、有关协议)的,以凭据上标明的金额加上应支付的相关税费,作为实际成本。
  (2)捐赠方没有提供有关凭据的,按如下顺序确定其实际成本。
  ①以同类或类似存货的市场价格估计的金额,加上应支付的相关税费作为实际成本。
  ②无同类或类似存货市场价格的,以所接受捐赠的存货的预计未来现金流量现值,作为实际成本。
  6.企业接受债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的存货,或以应收债权换入的存货,以应收债权的账面价值减去可抵扣的增值税进项税额后的差额,加上应支付的相关税费,作为实际成本。涉及补价的,按以下规定确定受让存货的实际成本。
  (1)收到补价的,以应收债权的账面价值减去可抵扣的增值税进项税额和补价,加上应支付的相关税费,作为实际成本。
  (2)支付补价的,以应收债权的账面价值减去可抵扣的增值税进项税额,加上支付的补价和应支付的相关税费,作为实际成本。
  7.以非货币性交易换入的存货,以换出资产的账面价值减去可抵扣的增值税进项税额后的差额,加上应支付的相关税费,作为实际成本。涉及补价的,以以下规定确定换入存货的实际成本。
  (1)收到补价的,以换出资产的账面价值减去可抵扣的增值税进项税额后的差额,加上应确认的收益和应支付的相关税费。减去补价后的余额,作为实际成本。
  (2)支付补价的,以换出资产的账面价值减去可抵扣的增值税进项税额后的差额,加上应支付的相关税费和补价,作为实际成本。
  8.盘盈的存货,以照同类或类似存货的市场价格,作为实际成本。
  第3章 存货成本的确认
  第8条 存货以其成本入账。这里所指的成本是指存货的历史成本或实际成本,包括采购成本、加工成本和其他成本等。
  第9条 存货的采购成本,包括采购价格、进口关税和其他税金、运输费、装卸费、安装费、保险费以及其他可直接归属于存货采购的费用。
  第10条 存货的加工成本,包括直接人工费用和按照一定方法分配的制造费用。
  第11条 其他成本,主要是指除采购成本、加工成本外,使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出,如为特定客户设计产品所发生的设计费用等。
  第12条 下列费用不包括在存货成本中,应在其发生时确认为当期费用。
  1.非正常消耗的直接材料、直接人工及制造费用。
  2.仓储费用(不含在生产过程中为达到下一个生产阶段所必需的仓储费用)。
  第13条 企业领用或发出的存货,应当按照实际成本核算。
  第14条 存货的收入和发出,均应有经过相应权限审批和符合规定的入库单和出库单作核算依据。
  第4章 存货成本的核算
  第15条 企业自制的存货,以制造过程中的各项实际支出,作为实际成本。主要包括制造过程中耗用的各种外购原材料、辅助材料、外购燃料及动力、直接从事产品生产人员和车间生产管理人员工资及福利费、固定资产折旧费和其他费用。
  第16条 企业应当按照成本计算对象来归集、分配生产费用,设置生产成本“直接材料、直接人工、制造费用”明细分类账。
  第17条 企业应当根据制造费用的性质,合理选择制造费用的分配方法。可选用的分配方法通常有以生产工人工资、按生产工人工时、按机器工时、按耗用原材料的数量或成本、按直接成本(原材料、燃料、动力、生产工人工资及福利费之和)、按产成品产量等。
  第18条 在同一生产过程中,如果同时生产两种或两种以上的产品,并且每种产品的加工成本不能直接区分,这些加工成本应按照合理方法在各种产品之间进行分配。
  第19条 企业月末计算在产品成本时,如果某种产品尚未全部完工,应当采取适当的方法划清完工产品和在产品的费用界限。不能直接将全部的生产费用转为完工产品的成本而不考虑在产品成本。
  第5章 附则
  第20条 企业设立“存货跌价准备”、“待处理财产损失”等核算账户,合理进行存货跌价计提准备。
  第21条 报表时间及要求。
  1.各存货仓库结算日期统一为当月最后一天(如最后一天为休息日,则提前),次月3日前将编制的“存货收发存明细表”和“存货耗用明细表”报财务部及相关部门。
  2.月度要求报送存货进销存分类汇总表,季度、年度要求既送分类汇总表,同时要求报送存货库存明细表。
  第22条 本规范由财务部制定,经总裁签字后生效。
  第23条 本规范自××××年××月××日起执行,解释权和修订权归财务部所有。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
第4章 企业内部控制—销售
4.1 销售授权审批制度
制度名称   销售授权审批制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为规范企业销售行为,明确销售业务中涉及的审批权限,加强对销售业务的监督与控制,防范销售过程中的差错和舞弊,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于企业各业务部门、各子公司及分支机构。
  第2章 销售预算及定价审批
  第3条 销售部根据市场情况、目标利润、企业生产经营能力制订销售计划与预算,经企业管理高层审批后实施。
  第4条 经审批的销售预算应层层分解到各部门,细化到销售人员,以便于在销售过程中对销售成本进行有效控制。
  第5条 销售部负责制定产品价目表、赊销及折扣等销售优惠政策、付款政策等,报营销总监、总裁审批通过后具体实施。
  第6条 销售人员在销售过程中发生的有关情况,如按价目表上的规定价格、按规定条件给予的折扣,以及按信用政策确定的付款政策,应由销售经理审批后执行。
  第7条 销售业务中需要执行特殊价格、需要超出规定条件给予折扣,以及需要超出信用政策执行特殊付款政策的业务项目,应报营销总监审批,并于通过后执行。
  第3章 客户信用控制及合同审批
  第8条 财务部负责拟定企业信用政策及客户信用等级评价标准,并与销售部共同协商确定,完成后上报营销总监审核、总裁审批通过后执行,财务部、法务部备案。
  第9条 销售业务员在开展销售活动中,应及时收集并提供客户的信用信息和资料,为企业评估客户信用等级提供数据参考,财务部参与客户信用等级的评估。
  第10条 根据客户信用等级评价标准,销售部可依客户情况将客户分为习近平、B、C、D级4个信用等级,并将客户信用等级评估报告提交销售经理、营销总监审核。
  第11条 财务部根据合作客户的回款等情况定期对客户信用等级进行动态评价,变更客户信用等级时应报销售经理、营销总监审核。
  第12条 销售合同审批规定
  1.销售业务员在销售谈判中,应根据客户信用等级施以不同的销售策略。
  2.销售业务员在与客户订立销售合同时,应按照以下权限执行。
  (1)销售合同总额在××万元以下的,属销售业务员权限范围,无需报批,可直接与客户订立销售合同。
  (2)销售合同标的总额在××万~××万元的,由销售经理审批,予以订立。
  (3)销售合同标的总额在××万~××万元的,由营销总监审批,予以订立。
  (4)销售合同标的总额在××万元以上的,报总裁审批后,予以订立。
  第4章 发货与退货审批
  第13条 发货的审批
  1.销售合同订立以后,销售业务员需开具发货通知单,经销售经理审核后,送至仓管员处以便备货。
  2.仓管员核对发货通知单,并严格按照发货通知单中各项目内容准备货物,并做好货物出库记录。
  3.运输主管负责办理货物发运手续,并组织运送货物,确保货物的安全准时送达目的地。
  第18条 客户退货的有关规定
  1.销售业务员接到客户提出的退货申请,需经销售经理审批后方可办理相关手续。
  2.质检员负责对客户退回的货物进行质量检查,并出具检验证明。
  3.仓管员对退回货物进行清点后方可入库,并填制退货接受报告。
  4.销售部对客户退货原因进行调查,并确定相关部门和人员的责任。
  第5章 收款与坏账计提审批
  第14条 应收账款主管负责编制企业应收账款明细表,并进行应收账款账龄分析,督促销售部及时催收应收账款。
  第15条 销售会计对可能成为坏账的应收账款计提坏账准备。
  第16条 法律顾问负责为企业制定诉讼方案,以应对催收无效的逾期应收账款。
  第17条 销售会计对确定发生的坏账报财务经理、营销总监审批后作出会计处理。
  第6章 附则
  第18条 本制度由财务部与销售部共同制定并负责解释,修改亦同。
  第19条 本制度自颁布之日起开始实施。
  编制日期      审核日期      批准日期   
  修改标记      修改处数      修改日期   
4.2 客户信用管理制度
制度名称   客户信用管理制度 受控状态   
      文件编号   
执行部门      监督部门    考证部门   
  第1章 总则
  第1条 为充分了解和掌握客户的信誉、资信状况,规范企业客户信用管理工作,避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失,特制定本制度。
  第2条 本制度适用于对企业所有客户的信用管理。
  第3条 财务部负责拟定企业信用政策及信用等级标准,销售部需提供建议及企业客户的有关资料作为政策制定的参考。
  第4条 企业信用政策及信用等级标准经有关领导审批通过后执行,财务部监督各单位信用政策的执行情况。
  第2章 客户信用政策及等级
  第5条 根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中的客户的表现,可将客户分为四类,具体如下表所示。
  客户分类表
  客户类别   销售情况   客户其他信息
  习近平类   占累计销售额的70%左右   规模大、信誉高、资金雄厚
  B类   占累计销售额的20%左右   规模中档、信誉较好
  C类   占累计销售额的5%左右   信用状况一般的中小客户
  D类   占累计销售额的5%左右   一般的中小客户、新客户、信誉不太好的客户
  第6条 销售业务员在销售谈判时,应按照不同的客户等级给予不同的销售政策。
  1.对习近平级信用较好的客户,可以有一定的赊销额度和回款期限,但赊销额度以不超过一次进货为限,回款以不超过一个进货周期为限。
  2.对B级客户,一般要求现款现货。可先设定一个额度,再根据信用状况逐渐放宽。
  3.对C级客户,要求现款现货,应当仔细审查,对于符合企业信用政策的,给予少量信用额度。
  4.对D级客户,不给予任何信用交易,坚决要求现款现货或先款后货。
  第7条 同一客户的信用限度也不是一成不变的,应随着实际情况的变化而有所