采购职责与工作内容，采购的岗位职责及工作内容

（一）每日采购审批流程

“每日采购”直接使用“物资采购系统”（如现行的物资采购供应链），具体审批流程规定如下：

1.西厨购进食材

总厨→成本会计→采购部（价格录入、生成订单）（如总厨休息，总厨须报备食材申购系统临时授权人，同时通知信息部在供应链开通临时账号给临时授权人在系统下申购,并向财务部报备.）

2.管家部客用水果，西餐楼面购进饮料、啤酒。

部门下单人员→部门经理→成本会计→采购部（价格录入、生成订单)。

（二）计划采购审批流程

计划性采购由使用部门按采购规程规定的采购周期提出采购申请，注明申购物料期初库存、上期消耗量、最低库存量、本期预计使用量、当期申购数量，由统筹部门（多部门共用）或使用部门（部门专用）做纸质呈批件上报审批，获批准后再录进采购系统，录入采购系统时需要上传已获审批的纸质件。申购数量=最低库存量+本期预计使用量-期初库存量。

1.部门专用物资的计划采购使用部门按需要数量在供应链系统下单申购。

流程如下：部门经办人→部门经理→主管领导→采购部经理→财务部经理→总经理。

2.多部门共用物资的计划采购：办公文具用品、劳保用品、员工制服采购由需求部门申报计划→行政人事部门汇总审核→主管领导→副总经理/财务总监→总经理，纸质获批后由行政人事部在系统里下单，系统流程如下：部门下单→部门负责人→采购经理录入价格→仓库管理员做收货记录)。其他多部门共用物资由财务仓管员在供应链系统下单申购，系统流程如下：部门下单→部门经理→主管领导→采购部经理→财务部经理→总经理。

（三）临时采购审批流程

1.除特急采购、重大资产采购外、其他临时采购审批流程均直接使用“物资采购系统”。

审批流程规定如下：

部门下单→部门经理→主管领导→采购部经理→财务部经理→总经理。

2.特急采购：

特急采购审批流程为“先呈批，后系统录入”，即先按本规程获得相关领导的审批，后录入系统。具体规定如下：

需求部门应填写酒店紧急申购单，注明申购物资名称、品牌、型号、尺寸、材质、单价金额和到货时间，呈报上级领导签名获批后，由采购部按要求时间完成采购到货工作。紧急申购单需交付给采购存档。如遇特殊情况或假期则可以向酒店主管领导、总经理以电话、微信、短信请示，获得领导同意回复后采取先购买后补单的形式执行。补单时限不得超过三个工作日，由需求部门经理负责补齐书面审批手续。收货部凭据采购部提供的紧急申购单和送货单收货入库，同时须在采购系统软件里把采购品种、单价补录进去。

紧急物资采购单金额不超500元(含）的，由部门经理审批；金额在500元（不含）至3000元（含）之间的由主管副总/总监审批，超3000元（不含）以上的则需要总经理审批。

紧急申购单审批流程：部门下单→部门经理→主管领导→副总经理/财务总监→总经理。

系统录入流程：部门下单→部门负责人→采购经理录入价格→仓库管理员做收货记录。

3.重大资产采购：

重大资产采购审批流程为“先书面呈批，后系统录入”，即先按本规程获得相关领导的审批，后录入系统。书面审批流程严格，录入系统流程简化。

O习近平事项呈批规定如下：

部门经理→主管领导→副总经理/财务总监→总经理→董事会。

系统录入流程：部门下单→部门负责人→采购经理录入价格→仓库管理员做收货记录。

临时采购经领导审批的书面呈批件或文件都需要给收货员原件做为收货的必要条件之一，如在O习近平里获批的则需将审批结果及时传阅给收货员。

五、申购审批流程中各人员的职责规定

申购审批流程中各个节点的审核人按岗位职责、审批权限和本规定的要求履行职责，对失职者公司将按相关的规定进行问责。

1.部门下单人员：

①每日采购、②计划性采购：根据采购周期，在规定的时间和日期在采购软件系统新建申购单。

③临时采购：根据实际经营的需要发起临时采购的需求和根据已获事项呈批的临时采购申请，在采购软件系统中即时新建申购单。

④资产采购：

需求部门应在O习近平做专项事项呈批，同时附上采购部收集的三家报价、分析对比和分析意见，按权限经总经理或董事会审批后，采购部会同需求部门共同完成采购。O习近平专项事项呈批获批后，需求部门应及时在O习近平中把审批结果传阅给采购部门安排采购工作，同时在采购系统软件里把采购品种、单价补录进去。

2.总厨：

审核申购的食材种类是否为经营所需、申购的食材数量是否符合规定。每次食材申购数量规定如下：水果为3天的用量，蔬菜、肉类为1天的用量，海鲜、冻品为2天的用量，调味类为2个星期的用量。

3.成本会计：

①检查物料、食材的现有库存，根据最近一周的历史日和去年同期消耗量，判断申购物料、食材数量的合理性。

②根据获批的部门周期采购计划申请、临时（紧急）采购的纸质呈批件或文件审核在采购软件系统里的申购单是否在批准范围之内。

4.部门经理：

①每日采购：物资的用量是否为申购周期内必需。

②计划采购：物资的数量是否够用、质量是否达标，不断补充和完善计划采购物资品种和实际需求数量。

③临时采购和资产采购：采购的理由和相关依据。

5.采购部经理职责规定：

①核准库存数量。

②供应商报价收集、选择供应商。

③价格录入供应链系统，获批后生成订单。

6.财务部经理：

①资产的采购数量是否在预算范围内。

②检查上传的资料是否齐全，了解申购理由的真实性。

7.主管副总经理：

①审核分管部门申购物品周期、品种、数量的合理性。

②审核使用部门需求的合理性。

③其他需审核的事项。

8.总经理：总体审核申购物品、申购需求的合理性。

六、采购周期、采购数量和采购下单时间规定

（一）采购数量和品质的规定

原则：满足需求、适量宽松、保证质量、性价比佳、及时更新、不损失、不浪费，财务部和相关经营部门不断完善数据统计和分析，建立标准数据库。

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的最低库存量（最底库存量=日平均使用量*最迟到货天数（从下单开始到物料到货的天数）），在库存量接近最低库存量时，即需要补充仓库里的存货。部门负责人在提出“采购申请单”时，必须清楚地注明物品的名称（规格、型号、品牌、性能要求和数量等），在申购理由注明采购周期、周期内预计耗用量、最低库存量、本期采购数量（=最低库存量+本期预计耗用量-采购前库存量）、申请原因、理由和要求到货时间。

（二）下单时间的规定

非紧急类、文具类用品，五金配件（紧急采购件除外）每月在规定时间汇总下单申购，部门超过了规定时间提交申请单，将延至下月购买。

（三）常用物资的采购周期

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