民航局档案数字化工作的实践与思考（全文3278字）

投稿用户 • 2022年10月1日 pm10:21 • 精品公文 • 阅读 120

民航局档案数字化工作的实践与思考
　　【摘要】电子文件大量产生，带来了档案存储与利用方式的变革，由此，传统载体档案数字工作成为近年来机关、企事业单位档案工作的热点。本文以民航局档案数字化工作实践为例，分析提出了对档案数字化工作的一些思考。
　　随着信息技术的高速发展，电子文件数量激增，以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与利用方式的变革。近年来，国家档案局提出并开始实施“档案数字化战略”，随之，越来越多的单位开始了“实现海量存储和零距离利用”的传统纸质档案数字化工作。但是，受标准、规范相对滞后、各单位实际情况不一等因素制约，这项工作发展还不成熟，在档案数字化过程中难免遇到一些问题。笔者以民航局档案数字化实践为例，谈一谈对这项工作的几点思考。
　　一、工作回顾
　　民航局档案数字化工作起步较早，先后进行了档案目录、重要纸质档案原文及重要照片、录音录像档案的数字化工作。
　　（一）档案目录数字化情况
　　早在1995年，民航局档案部门开发并使用了《中国民航档案信息管理系统》，对所有门类的档案实行了目录管理。至2002年，完成了全部馆藏档案目录的数字化任务。
　　（二）重要纸质档案数字化情况
　　民航局重点开展了文书档案数字化工作。由于档案利用率不同（并非所有文件均有较高的利用价值）及经费等问题，原则上只对永久、长期保管的文书档案进行数字化。考虑到民航局档案工作人员较少，购置数字化各种硬件设备及对人员培训的费用较高等因素，故民航局档案数字化工作均采用外包形式，即由专业公司承担数字化任务。自2004年以来，先后完成了民航局及11个下属单位的5300余卷重要文书档案数字化工作，数字化照片1503张、声像档案333盘。整个数字化工作主要经过了以下几个阶段：
　　1、前期准备阶段：
　　制定《民航局文书档案数字化加工范围》，集中人力按照加工范围对馆藏档案进行鉴定、筛选。详细统计需扫描档案数量，做到心中有数。考察外包公司并签定合同，合同中对质量要求、加工场地、安全保密、工期、费用及验收办法进行明确规定。
　　2、原文扫描阶段：
　　这一阶段的工作主要由档案数字化外包公司完成。将档案每五年划分一个批次，每完成一批次档案原文扫描任务，即由民航局档案馆工作人员进行一次质量初查，质量不合格的限期整改，达到标准才进入下一批次档案的数字化工作。外包加工期间，档案馆工作人员定期（每周1-2次）到数字化加工现场进行指导与检查，发现问题及时改正。待全部档案数字化工作完成后，邀请有关专家进行验收，并要求外包公司对专家提出的问题再次整改，直至完全符合要求。
　　3、数据整合阶段：
　　由外包公司承担档案数据与文件目录挂接任务，使用档案管理系统实现原文检索功能，并建成民航局档案馆档案原文数据库。至此，纸质档案数字化工作全部完成，基本实现档案信息在民航局政务办公内网上共享，机关工作人员可以按权限在内网上完成部分档案原文的查阅、浏览，减少了大量不必要的事务性工作，创新了档案部门利用服务方式，提高了工作效率。
　　（三）重要照片、录音、录像档案数字化情况
　　配合纸质档案数字化加工工作，一方面为查询利用提供便利，另一方面也出于对重要照片和声像档案保护的目的，民航局从2004年开始，就将馆藏反映民航重大事件、重要会议的照片与录音、录像带进

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民航局档案数字化工作的实践与思考（全文3278字）

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