公司合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法(全文6721字)

合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法(集团公司)

    
    

合同档案管理办法

    为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
    一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
    二、合同档案管理原则
    1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
    2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
    3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。
    三、合同文档的管理办法
    1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
    2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:xxxxx-xxxxxx-xxx(xx部xxxx年x月份第x号合同)
    3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。
    4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。
    5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
    6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。
    7、保存的合同文档每年清理核对x次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过x年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。
    8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
    9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
    10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
    11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
    12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
    13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。
    四、合同文档的移交
    1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。
    2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
    3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
    五、合同台账管理
    1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。
    备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。
    2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后x日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。
    3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
    4合同台帐应包括以下内容:
    1)、合同名称;
    2)、合同主体;
    3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);
    4)、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);
    5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)
    6)、其他应当记载的重要内容。
    5、合同台账应附以下资料:
    1)、合同文本;
    2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;
    3)、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;
    4)、补充合同、会议纪要、往来函电;
    5)、其他与合同有关的重要资料。
    6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。
    7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
    六、本办法由公司办公室负责解释。
    本办法自颁布之日起执行。
    
    
人事档案管理办法
    第一条为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。
    第二条员工的档案由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。
    第三条员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案管理员按规定向有关档案馆移交。
    第四条人事档案管理员的职责
    (一)、保管员工档案;
    (二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;
    (三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;
    (四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;
    (五)、为领导和有关部门提供员工的情况;
    (六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;
    (七)、定期向有关部门移交档案;
    (八)、办理其它有关事项。
    第五条人事档案的内容及分类归档
    (一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;
    (二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;
    (三)、本人自我鉴定,组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;
    (四)、政治历史审查及甄别复查材料;
    (五)、员工参入党、团、工会等材料;
    (六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;
    (七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;
    (八)、处分、取消处分的材料;
    (九)、任免、工资、职称等材料;
    (十)、学历和评定的技能等材料;
    (十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。
    第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
    第七条人事档案的收集、保管和销毁
    一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
    二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
    三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
    四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责

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